出張旅費精算書

出張旅費精算書

以前の記事で紹介した、出張旅費規程の国内、国外に伴う清算書のご紹介になります。
文章の目的は、出張時の経費及び、日当の申請を目的とした内容になっています。
あらかじめ定めておいた出張旅費規定の内容に沿った申請書類になるため、規定と対になるように精算書の雛形を固めておきましょう。

ファイル形式
Excel
カテゴリー
documents
ファイル容量
9KBKB
最終更新
2022年04月04日

出張旅費規定(国内)
出張旅費規定(国内)
出張旅費規定(国内)
出張旅費規程(国外)
出張旅費規程(国外)
出張旅費規程(国外)

シートの見方

精算書の基本項目

基本項目

精算書の冒頭では、下記の4項目を記載します。

  • 出張先
  • 申請日
  • 出張期間
  • 氏名

出張先については、取引先名対象となる地域可能な限り細かく記載をした方が良いでしょう。
その他企業によっては部署名や同行者等必要になる会社もあると思います。加筆修正してご利用ください。

仮払い申請

出張にあたり事前に仮払いの申請を受けている場合仮払いの受け取り日金額を記載します。
預かっていた金額より超過した場合には追加し請求を行い、金額が余った場合計算し返金を行うようにします。
出張者が原則建て替えを行っているような企業であれば、この仮払い申請の枠はあらかじめ外しておいても良いでしょう。

申請項目

経費精算の基本項目として4項目を掲載しています。

  • 日付
  • 項目
  • 内容
  • 金額

また最終行で金額の合計額を記入する欄を設けています。
下記項目は自動計算が入っています。

(A)小計 = 合計欄の集計/円自動入力

縦列の各項目は自由に変更しながら使用いただければと思います。

日当の申請

日当の計算額はB列が基準金額になるため、あらかじめ旅費規定で定めておいた金額を入力しておきましょう。
地域によって変動がある場合などは各行別に記載をしておくと良いでしょう。
多くの場合、日帰りと宿泊とで手当の金額が異なるので、日帰り出張と宿泊出張の行を分けておくと使いやすいと思います。

(計算式)
日当集計蘭: B列(単価)×D列 = 合計
(B)小計 = 合計欄の集計/円自動入力

計算項目

用紙の下部分にある、集計欄は自動計算になっています。
(c)は仮払金の金額はそのまま転記され、(d)はA + Bの合計額が自動集計されます。
最終的に生産金額のところは、c-dで計算がされるようになっています。

まとめ

完全に実費精算になっている企業の場合、領収書だけ立替経費として申請をあげ、申請書の提出を行いはない会社もあると思います。
ただし、計算項目、金額が多くある場合や、日当を支給する場合などには出張旅費精算書の提出が重要になってきます。

企業によって、規定によって異なるため実態に則した出張旅費精算書の雛形を作っておくと良いでしょう。
そのたたき台としてぜひご利用いただければと思います。

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