企業で扱う書類には経理書類や契約書など、様々あります。
そしてその書類は、事業年度の経過とともに増えていきます。
日頃あまり使うことのない書類は、廃棄して整理したいものですが、文章によっては法律で保管期間が定められているものが数多くあります。
今回は、会社が把握しておくべき「経営」「総務」「税務」「労務」関連文書の保管期間を一覧にしました。

会社が扱う書類は数多くあります。その中でも法律によって保管義務が定められている文書があります。

例えば株主総会や、取締役会に関する文書であれば会社法で定められ、経理関連書類であれば、法人税法や消費税法で定められるなど、文書によって細かな取り決めがあります。

保管期間はあくまで法律で定められている保管義務の年数になるため、期間以上であればそれ以上の保管期間の定めはありません。

とはいえ、本当に今後使用しない文書なのか、確認は重要です。
文書が無いことによるトラブルを防ぐためにも、廃棄前にデータ化するなどの保存も是非検討してみてください。
期間を過ぎたからすぐ廃棄。ではなく、企業の実態に合わせた管理が必要ですね。

会社が保管管理する書類は、各書類毎に起算日、保管期間が定められています。

数多くの書類があるので、担当者がすべて書類の保管期間を把握しておくのは大変です。
普段の業務では、まずは保管義務があることと文書別に大まかな期間を覚えておきましょう。

どうしても廃棄が必要な際には “期限未満でないか” を確認した上で廃棄しましょう。

今回は企業で扱う文章の保管期間をまとめました。

「法律によって、文書毎に保管期間が定められている」という点、理解いただけましたでしょうか。

主に日常取り扱い書類をまとめましたが、業種によっては掲載リスト以外にも義務化された文章があると思います。
本記事は、2021年9月時点で確認した保存期間になります。
法律も変わることもある為、廃棄の際には、念のため根拠となる法律の確認の上、保管期間に変わりがないか確認をお願い致します。