いつまで保管する!?文書保管期間早見表

いつまで保管する!?文書保管期間早見表

企業が取り扱う各種文書の保管期間を一覧にまとめました。

部署別に扱う書類が異なる為、
「経理・税務」「人事・労務」「総務・庶務」の分類に分けて作成しています。
保存期間が一目でわかるように、年数を1~10年の数字表記とグラフ軸でまとめています。
いざ保管期間の確認が必要になった時の為、お手元において活用ください。

  • 本記事及びシートに関する情報は、2021年9月13日時点の内容になります。
  • 正確な情報掲載、最新の情報への更新に努めていますが、法令に関する情報等や最新情報の利用については、
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173KB
最終更新
2021年09月13日

企業で扱う書類には経理書類や契約書など、様々あります。
そしてその書類は、事業年度の経過とともに増えていきます。
日頃あまり使うことのない書類は、廃棄して整理したいものですが、文章によっては法律で保管期間が定められているものが数多くあります。
今回は、会社が把握しておくべき「経営」「総務」「税務」「労務」関連文書の保管期間を一覧にしました。

文書保管期間とは

会社が扱う書類は数多くあります。その中でも法律によって保管義務が定められている文書があります。

例えば株主総会や、取締役会に関する文書であれば会社法で定められ、経理関連書類であれば、法人税法や消費税法で定められるなど、文書によって細かな取り決めがあります。

期限が来たらすぐに廃棄して良い!?

保管期間はあくまで法律で定められている保管義務の年数になるため、期間以上であればそれ以上の保管期間の定めはありません。

とはいえ、本当に今後使用しない文書なのか、確認は重要です。
文書が無いことによるトラブルを防ぐためにも、廃棄前にデータ化するなどの保存も是非検討してみてください。
期間を過ぎたからすぐ廃棄。ではなく、企業の実態に合わせた管理が必要ですね。

文書によって異なる起算日に注意

文書毎、保管期間が1年~10年と定めがありますが、文書によって起算日の定めが異なります。

主な起算日では、「作成日」「完結の日」等があります。他にも“解約”や“解雇”等のタイミングから起算するケースもあります。
保管年数を確認するのと同時に、起算日の定めについても確認しておきましょう。

文書保管期間を区分別にざっくりと把握

会社が保管管理する書類は、各書類毎に起算日、保管期間が定められています。

数多くの書類があるので、担当者がすべて書類の保管期間を把握しておくのは大変です。
普段の業務では、まずは保管義務があることと文書別に大まかな期間を覚えておきましょう。

どうしても廃棄が必要な際には “期限未満でないか” を確認した上で廃棄しましょう。

会計・税務関連書類は7年~10年以上

会計・税務関連書類は、保存期間が長く、決算関連の書類は10年、会計帳簿類などは7年です。
通常の税務調査であれば過去3年分、脱税や税務署が求めた場合などには、7年分訴求して確認されます。
その為、この7年間分の保管義務はとても重要になります。

従業員が退職してからざっくり4年

従業員に関連する書類の場合、雇用している期間中に書類を廃棄することはあまりないと思います。
廃棄をしてしまうタイミングがあるとすると、雇用契約を解消した時点が多いと思います。
しかし、雇用に関する書類にも保管義務があり、「労働者名簿」や「出勤簿」等の書類は退職日以降3年間は保管義務が生じます。
その他保険書類等を考慮すると、雇用に関する多くの書類は、退職から最低でも4年以上は保管しておくのが望ましいでしょう。

文書保管期間一覧

区分 中分類 文書概要 起算日 保管期間
経理・税務 決算報告書 決算報告書 作成日 10年
総勘定元帳 帳簿閉鎖日 10年
財務諸表 作成日 10年
帳簿書類 仕訳帳 帳簿閉鎖日および書類作成・受領日の属する事業年度の翌期1日から2か月経過日 7年
現預金出納帳 7年
固定資産台帳 7年
売掛帳・買掛帳 7年
経費帳 7年
証憑書類 7年
年末調整 扶養控除等申告書 申告書等の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日 7年
配偶者特別控除申告書 7年
保険料控除申告書 7年
住宅取得控除申告書等 課税関係終了日 7年
源泉所得税 源泉徴収簿 申告書等の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日 7年
人事・労務 給与 賃金台帳 最後の記入日 3年
タイムカード(出勤簿) 3年
従業員雇用関連 労働契約書 作成日 3年
労働者名簿 死亡・退職・解雇の日 3年
身元保証書・誓約書 作成日 5年
健康診断書 作成日 5年
社会保険
(被保険者)
資格取得確認通知書 完結の日 2年
資格喪失確認通知書 2年
標準報酬月額決定通知書 2年
標準報酬月額改定通知書 2年
社会保険
(事業所)
適用事業所設置届 完結の日 2年
適用事業所名称所在地変更(訂正)届 2年
雇用保険
(被保険者)
資格取得確通知書 完結の日
(適用事業所を退職等した日)
4年
資格喪失確認通知書(離職証明書事業主控え) 4年
転出・転入受理通知書 4年
氏名変更受理通知書 4年
雇用保険
(事業所)
適用事業所設置届 完結の日 2年
事業主事業所各種変更届 2年
労働保険 労災保険関係成立届 完結の日 3年
保険料申告書 3年
労働保険納付書・領収証書 2年
労使協定 36協定届 完結の日 3年
変形労働時間制に関する協定届 3年
許認可書 3年
総務・庶務 会社登記 定款
株主名簿
設立・登記・訴訟に関する文書
株主総会 株主総会議事録 株主総会の日 10年
契約書関係 契約書(簡易) 書類作成の日 3年
覚書、念書 契約期間終了の日 5年
契約書(満期または解約) 満期または解約の日 10年
報告書 事業報告書 株主総会の1週間前の日 5年
半期報告書・四半期報告書 内閣総理大臣に提出した日 3年
社内申請書等 休暇申請書 受理日 1年
氏名・住所変更 作成日 1年
その他 什器備品台帳 記録日 3年

まとめ

今回は企業で扱う文章の保管期間をまとめました。

「法律によって、文書毎に保管期間が定められている」という点、理解いただけましたでしょうか。

主に日常取り扱い書類をまとめましたが、業種によっては掲載リスト以外にも義務化された文章があると思います。
本記事は、2021年9月時点で確認した保存期間になります。
法律も変わることもある為、廃棄の際には、念のため根拠となる法律の確認の上、保管期間に変わりがないか確認をお願い致します。

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